Bedelía virtual

La Universidad de la República (Udelar) dio cierre a la etapa principal de implantación de su Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE).

El acto se llevó a cabo el martes 11 de diciembre de 2018 en el Anfiteatro del Edificio Polifuncional Massera (Senda Ing. Landoni, anexo a la Facultad de Ingeniería) con la presencia de autoridades universitarias, del SeCIU y funcionarios de casi todos los centros universitarios.

Este Sistema, denominado SGAE, es una herramienta de apoyo a la gestión de las bedelías, permitiendo realizar funcionalidades tales como inscripciones a carrera, cursos y exámenes; control de previaturas y pasajes de actas; entre otras cosas. Por otra parte, desde la Autogestión estudiantil el propio estudiante puede realizar  sus trámites a través de la web.

Fue desarrollado en su totalidad por el Servicio Central de Informática de la Universidad (SeCIU) y contó con el apoyo de la Fundación Ricaldoni en su etapa de implantación.

Durante la ceremonia, el prorector de la Gestión Administrativa, Hugo Calabria, se refirió al sistema como una “herramienta poderosísima. Destacó la trascendencia de la incorporación del SGAE indicando: “Yo creo que probablemente no nos demos cuenta cabalmente del progreso que se ha hecho” pero “día a día iremos visionando que se abren nuevas ventanas y nuevas posibilidades”.

“Este software se desarrolló en base a un cambio conceptual: pasar del concepto de estudiante de una Facultad al de estudiante Udelar", explicó la directora de SeCIU Mirta Podestá. “Esta concepción, resuelta por las autoridades de la Udelar, implicó un cambio total en el trabajo de toda la institución”, añadió. 

Actualmente, el SGAE es soportado por al menos una decena de servidores alojados en el datacenter de SeCIU y es utilizado por más de 100.000 estudiantes activos. Gestiona más de 500 ofertas académicas; maneja 6 tipos de escala de notas de grado y posgrado; y registra anualmente en el entorno de 9.000 egresos, 40.000 inscripciones a carreras, 750.000 inscripciones a cursos, 400.000 inscripciones a examen y 700.000 emisiones de escolaridades, las que pueden ser verificadas vía web y por tanto son documentos válidos para presentar en llamados y concursos. 

Un poco de historia

El SGAE comenzó a idearse en 2008 para dar respuesta al cambio conceptual resuelto por las autoridades sustituyendo al sistema informático existente SGB.

Para gestionar las bedelías, resultó muy difícil encontrar un sistema que se adaptara a las características de la Udelar, optándose por el desarrollo propio.  Entre las particularidades, Podestá mencionó la gran cantidad de estudiantes activos y la autonomía de las Facultades, donde cada una tiene sus especificidades y cada carrera es diferente.

Desarrollar sistemas  tan complejos, que implican años de trabajo, es una complicación en sí misma, relató, ya que con el paso del tiempo la Udelar fue generando nuevas necesidades que no estaban contempladas en el SGAE y hubo que ir incorporándolas.

Además mantener el equipo de técnicos informáticos costó ‘sangre, sudor y lágrimas’ en virtud de la escasez de informáticos que existe en Uruguay.

En este marco, el trabajo con la Fundación Ricaldoni facilitó algunas tareas ya que  permitió contratar ciertos técnicos especializados  así como servicios externos para realizar testeos. Desde la FJR “resolvieron todos los problemas que se presentaron” en esta área específica y realizaron un “trabajo excelente”, concluyó Podestá.

Lo que vendrá

Los especialistas de SeCIU realizan un trabajo continuo en el SGAE y tienen varias  fases planificadas. Por ejemplo, están desarrollando una aplicación para celulares junto a docentes y estudiantes de la Facultad de Ingeniería. También está previsto sumar el envío de notificaciones automáticas a los estudiantes y propuestas de trayectorias en función de las previaturas y las actividades del estudiante, lo que en algunos casos es muy complejo.